Размер:
Цвет:

Уважаемые коллеги! Публикуем письмо Архивной службы Югры от 05.08.2021 № 28-Исх-965 о применении новых методических рекомендаций к Правилам 2020 года и новых форм учетных и иных документов.

11.08.2021

Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) подготовлены Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила 2020).

Методические рекомендации к Правилам 2020 раскрывают методику применения положений Правил и предназначены для работников государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, научных организаций, преподавателей и студентов.

Методические рекомендации размещены на сайте Архивной службы Югры:

https://arhivugra.admhmao.ru/arkhivnoe-delo/metodicheskie-razrabotki/5775143/metodicheskie-rekomendatsii-k-pravilam-organizatsii-khraneniya-komplektovaniya-ucheta-i-ispolzovaniya/

Также ВНИИДАД разработал уточненные формы учетных и иных документов к Правилам 2020.

Указанные формы одобрены Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе (протокол № 1 от 31.07.2020).

Уточненные формы размещены на сайте Архивной службы Югры

https://arhivugra.admhmao.ru/arkhivnoe-delo/metodicheskie-razrabotki/5775144/formy-uchetnykh-i-inykh-dokumentov-k-pravilam-organizatsii-khraneniya-komplektovaniya-ucheta-i-ispol/

Экспертно-проверочная комиссия Архивной службы Югры провела анализ форм учетных и иных документов и обращает внимание, на то, что из 51 формы в 27 формах произошли уточнения согласно положениям Правил 2020.

п/п

№ формы

учетных и иных документов

к Правилам

2020 года

Формы

учетных и иных документов

к Правилам

2007 года

Формы

учетных и иных документов

к Правилам

2020 года

1.

№1

Акт возврата архивных документов собственнику.

На основании решения ЭПК (протокол №) по итогам описания архивных документов были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные документы.

Акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

На основании решения ЭПК (протокол №) после проведения экспертизы ценности документов были выделены для возврата собственнику или владельцу указанные ниже архивные документы.

2.

№ 2

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование (наименование организации, почтовый индекс, адрес).

Для какой цели выдаются документы.

Таблица состоит из 5 граф.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Акт о выдаче архивных документов во временное пользование (наименование организации, адрес).

Цель выдачи документов.

Таблица состоит из 6 граф (дополнена графа 1 – «№ п/п»),   название графы 5 дополнено словом «Мб».

Итоговая строка дополнена словом «Мб».

Получатель предупрежден об ответственности за утрату или повреждение выданных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.

3.

№ 3

Акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов.

Произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых архивных документов.

Акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов.

Произведено разделение, объединение дел ед. хр. (ед. уч.), включение в дела новых архивных документов.

В таблице название граф 5, 7 дополнены словами «время звучания, метраж, Мб».

Итоговая строка дополнена словами «время звучания, метраж, Мб».

4

№ 4

Акт о рассекречивании архивных документов фонда №.

Акт о рассекречивании архивных документов.

Фонд № (размещается под грифом «Утверждаю»).

5.

№ 7

Акт об обнаружении архивных документов.

Акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных.

В таблице название графы 2 дополнено словом «документа», графы 5 словом «Мб».

6.

№ 12

Внутренняя опись документов дела № .

Графа 2 «Делопроизводственный индекс»

Внутренняя опись документов дела №.

Графа 2 «Регистрационный № документа»

7

№ 12

Внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации.

8

№ 14

Внутренняя опись фотоальбома №.

9.

№ 15

Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.

Заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов.

В таблице название графы 5 дополнено словом «Мб».

10.

№ 19

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя\

Карточка учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста/ носителя (нужное подчеркнуть)\

По тексту слово «дело» заменено на слово (ед. хр.)\

В таблице дополнены названия граф:

графа 2 «Признаки повреждения текста/носителя»;

графа 3 «Номера поврежденных листов ед. хр.»;

графа 4 «Общее количество поврежденных листов ед. хр.».

11.

№ 20

Карточка учета необнаруженных архивных документов.

Таблица состоит из 5 граф.

Карточка учета необнаруженных архивных документов.

Таблица состоит из 6 граф (дополнена графа 6 «примечания», название графы 5 дополнено словом «Мб».

12.

№ 23

Карточка учета технического состояния носителя электронных документов.

13.

№ 25

Карточка учета технического состояния фотодокумента.

Карточка учета технического состояния фотодокумента.

Исключен раздел «Результаты реставрационно-профилактической обработки».

14

№ 28

Книга учета носителей электронного фонда пользования.

15

№ 31

Лист использования архивных документов.

16.

№ 36

Лист фонда

Лист фонда

В разделе «Учет неописанных документов» название граф 3, 5, 6 дополнено словом «Мб».

В разделе «Учет описанных документов» название граф 5, 8 дополнено словом «Мб».

17.

№ 37

Форма описи видеодокументов.

Таблица состоит из 14 граф.

Форма описи видеодокументов.

Таблица состоит из 15 граф (дополнена графа 13 «Просмотровая копия», название граф 11, 12, 13 дополнено словом «Мб.»

Изменено название граф 6 «Цветность» и 8 «Год производства».

18.

№ 38

Форма описи единиц хранения научно-технической документации.

19.

№ 39

Форма описи кинодокументов.

Таблица состоит из 16 граф.

Форма описи кинодокументов.

Таблица состоит из 19 граф (дополнена графа 6 – «Год производства», графа 8 – «Количество частей», графа 9 – «Общее количество ед. хр.», графа 16 – «Магнитная ш/муз»)

Исключена графа «Дата и место съемки, изготовления».

20.

№ 40

Форма описи особо ценных дел

Таблица состоит из 8 граф

Форма описи особо ценных дел

Таблица состоит из 9 граф

(дополнена графа 2 «№ фонда», изменено название графы 4
«№ ед. хр.».

21.

№ 41

Форма описи страхового фонда на микрофишах.

Таблица состоит из 8 граф.

Форма описи страхового фонда на микрофишах.

Таблица состоит из 9 граф

(дополнена графа 2 «№ фонда», изменено название графы 5
«№ ед. хр.».

22.

№ 43

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок).

Таблица состоит из 15 граф.

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок).

Таблица состоит из 14 граф (дополнен заголовок графы 4 «Заголовок документа (с указанием языка)», исключена графа 7 «Язык», графы 8 и 9 объеденены в графу 8 «Дата и место записи, перезаписи выпуска», изменено название графы 9 «Порядковый №, размер, скорость записи», исключена графа 14 «Состав текстовой сопроводительной документации», включены графы 12 «Дата поступления», 13 «Архивный шифр и дата создания копии»).

23

№ 44

Форма описи фонодокументов магнитной записи.

Таблица состоит из 16 граф.

Форма описи фонодокументов магнитной записи.

Таблица состоит из 14 граф (дополнен заголовок графы 4 «Заголовок документа (с указанием языка)», исключена графа 7 «Язык», графы 8 и 9 объеденены в графу 8 «Дата и место записи, перезаписи выпуска», исключены графа 11 «Время звучания», графа 12 «Тип и формат магнитной ленты», графа 15 «Состав текстовой сопроводительной документации», включены графы 12 «Дата поступления», 13 «Архивный шифр и дата создания копии»).

24

№ 46

Форма описи фотодокументов.

Таблица состоит из 9 граф.

Форма описи фотодокументов.

Таблица состоит из 12 граф (исключена графа 7 «Количество кадров панорамной съемки», включены графа 7 «Вид носителя», графа 8 «Вид оригинала документа (негатив, позитив, дубль негатив, фотоотпечаток), графа 9 «Формат (размер)», графа 10 «Цветность»).

25.

№ 47

Реестр описей дел, документов.

Таблица состоит из 8 граф.

Реестр описей дел, документов.

Таблица состоит из 9 граф

(из графы 3 «Номер и название описи» выделены самостоятельные графы: 3 «№ описи» и 4 «Название описи».

Итоговые данные указаны по видам документов.

26.

№ 49

Форма списка организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива.

27.

№ 51

Схема расположения реквизитов на титульном листе описи.

Формы описей № 39, 40, 43, 44, 45, 46 предполагают проставление штампа ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела на последнем листе описи. По данному вопросу принято решение ЭПК Архивной службы Югры продолжить практику проставления штампа «УТВЕРЖДЕНО» на первых листах описи документов постоянного срока хранения. Следовательно, к описям дел постоянного срока хранения (кинодокументы, особо ценные документы, фонодокументы, фотоальбомы) направляются дополнительно по два экземпляра первых листов описей дел.

Несмотря на рекомендательный характер учетных форм, КУ «Государственный архив Югры», МКУ «Муниципальный архив города Сургута», муниципальным архивам Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в практической работе следует использовать данные уточненные формы учетных и иных документов, которые синхронизированы с положениями Правил 2020.



Возврат к списку