Размер:
Цвет:

Анкета участника смотра-конкурса "Лучший ведомственный архив Югры"

Приложение 1
к Положению о проведении

регионального смотра-конкурса

«Лучший ведомственный архив Югры»

АНКЕТА

участника смотра-конкурса «Лучший ведомственный архив Югры»

в номинации _____________________________________

1.

Наименование организации


2.

Адрес местонахождения организации


3.

Ф.И.О, должность лица, ответственного за предоставление конкурсной документации


3.1.

Контактный телефон


3.2.

Адрес электронной почты


4.

Сведения об ответственном за ведомственный архив

4.1

Фамилия, имя, отчество


4.2

Занимаемая должность

____________________________

Наименование/(освобожденная/неосвобожденная)

4.3

Образование


4.4.

Стаж работы в ведомственном архиве


Сведения

о ведомственном архиве по состоянию на ________ г.

№ п/п

Показатели

Единица измерения/ варианты ответа

Значение

Состояние материально-технической базы ведомственного архива

1.

Наличие правового акта о создании ведомственного архива и положения о ведомственном архиве организации согласованного с ЭПК Архивной службы Югры

Да/Нет


2.

Наличие организационно - распорядительных документов о назначении ответственного за ведомственный архив в организации (учреждении, на предприятии), за обеспечение сохранности архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, а также их учет, комплектование и использование

Да/Нет


3.

Наличие архивохранилища в организации (учреждении предприятии).

Да/Нет


4.

Наличие охранной сигнализации в помещении архивохранилища

Да/Нет


5.

Наличие пожарной сигнализации в помещении архивохранилища

Да/Нет


6.

Наличие первичных средств пожаротушения в помещении архивохранилища

Да/Нет


7.

Наличие вентиляции, либо системы климат-контроля в помещении архивохранилища

Да/Нет


8.

Общая площадь помещения архивохранилища

кв.м.


9.

Общая протяженность стеллажных полок, предназначенных для хранения архивных документов в помещении архивохранилища, в том числе металлических

пог.м. (указать общую протяженность стеллажных полок, в том числе протяженность металлических полок)


10.

Загруженность помещения   архивохранилища

%


11.

Наличие архивных документов, хранящихся в не предназначенных для хранения документов местах (штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках).

Да/Нет


12.

Наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима в помещении архивохранилища

Да/Нет


13.

Наличие журнала для учета показаний приборов контроля температуры и влажности в помещении архивохранилища

Да/Нет


14.

Наличие средств хранения архивных документов (коробки, папки, ярлыки);

Да/Нет


15

Соблюдение периодичности проведения уборки   в помещении архивохранилища

Да/Нет


Обеспечение сохранности и учет документов в архиве

16.

Наличие книги учета поступления и выбытия документов из ведомственного архива

Да/Нет


17.

Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

Да/Нет


18.

Доля закартонированных

документов от общего объема хранимых документов в архиве

%


19.

Наличие топографических указателей (постеллажного и пофондового) в помещении архива

Да/Нет


Комплектование архива

20.

Наличие архивных документов, хранящихся в организации (учреждении, предприятии) сверх установленного срока хранения, без письменного разрешения государственного или муниципального архива

Да/Нет


21.

Наличие архивных документов, учтенных в утвержденных/ согласованных ЭПК Архивной службы Югры описях дел, пути розыска которых исчерпаны, а документы по снятию дел с учета не оформлены

Да/Нет


22.

Количество хранящихся в архиве дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дел по личному составу, завершенных в делопроизводстве до 2018 года

ед.хр.


23.

Количество хранящихся в архиве дел (до 10 лет включительно) сроков хранения с истекшим сроком хранения (не уничтоженных в установленном порядке)

ед.хр.


24.

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)

Указать даты последних актов на уничтожение документов за период 2015-2018 гг.


25.

Наличие согласованной ЭПК архивного органа номенклатуры за последние 5 лет

Да/Нет

(указать дату согласования с ЭПК архивного органа)


26.

Наличие инструкции по

делопроизводству в организации (учреждении, на предприятии)

Да/Нет

(указать дату согласования с ЭПК архивного органа)


27.

Наличие положения об

экспертной комиссии в организации (учреждении, предприятии)

Да/Нет

(указать дату согласования с ЭПК архивного органа)


28.

Наличие описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК Архивной службы Югры

Да/Нет

(указать, за какие годы)


29.

Наличие описей дел по личному составу согласованных с ЭПК Архивной службы Югры

Да/Нет

(указать, за какие годы)


30.

Наличие описей дел структурных подразделений при передаче архивных документов в ведомственных архив организации (учреждении, предприятии)

Да/Нет


Использование документов в архиве

31.

Наличие журнала учета выдачи дел сотрудникам организации

и во временное пользование сторонним организациям

Да/Нет


32.

Наличие запросов социально-правового характера исполненных с нарушением установленных сроков за период 2015-2020 гг

Да/Нет


33.

Наличие жалоб от граждан, на порядок исполнения запросов социально-правового характера за период 2016-2020

ед.


Кадровое обеспечение

34.

Наличие освобожденного работника, ответственного за работу с архивом

Да/Нет


Опубликовано: 09.09.2021 14:16        Обновлено: 09.09.2021 14:05