Размер:
Цвет:

Выдержка из постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

Выдержка из постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012 №176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»

(в ред. постановлений Губернатора ХМАО − Югры от 06.06.2013 № 75, от 10.06.2013 № 79, от 30.08.2013 № 113)

Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве

9.1. …

… 9.4.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе государственной власти и его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности органа государственной власти, их видами, составом и содержанием.

9.4.3. В органе государственной власти составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 11 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел органа государственной власти (приложение 12 к настоящей Инструкции).

9.4.5. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить в службу делопроизводства соответствующего органа, ответственную за составление сводной номенклатуры дел органа государственной власти автономного округа.

9.4.10. После утверждения сводной номенклатуры дел органа государственной власти подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

9.4.12. Сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.4.14. В случае изменения функций или структуры органа государственной власти автономного округа сводная номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению.

9.4.18. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

9.4.19. ……..

9.5. Формирование и оформление дел.

9.5.1. …..

…. 9.5.3. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления).

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно группируются распоряжения (приказы) о командировках.

Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личное дело каждого уволенного служащего группируется в отдельный том.

Лицевые счета сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лици документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по фамилиям граждан в алфавитном порядке.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

(подпункт 9.5.3 в редакции постановления от 06.06.2013 № 75)

9.5.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

9.5.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

9.5.10. Лист-заверитель составляется по установленной форме (приложение 13 к настоящей Инструкции) и подписывается составителем.

9.5.11. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 14 к настоящей Инструкции).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования Казенного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Государственный архив Югры), в который будут передаваться дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел органа государственной власти. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным уполномоченным органом.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

9.5.12. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 15 к Инструкции), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Если дело переплетено и подшито, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.5.13. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы переплет позволял свободно читать текст документов дела. Металлические скрепления (булавки, скрепки), закладки и иные, не относящиеся к содержанию дела вложения, удаляются. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел устраняются органом государственной власти автономного округа, сдающим документы.

9.5.14. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы».

9.5.15. Электронные документы с сохранением всех реквизитов, включая заверяющие электронные подписи, хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурами дел участников СЭД.

9.5.16. Создаваемые в СЭД электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью уполномоченного пользователя СЭД, которые согласно номенклатуре дел участника СЭД имеют постоянный срок хранения или срок хранения более 10 лет, изготавливаются в виде документов на бумажном носителе, которые собственноручно подписываются тем же уполномоченным пользователем СЭД.

9.5.17. Для подтверждения соответствия документа электронному документу пользователь СЭД, изготовивший данный документ, визирует его собственноручной подписью. В иных случаях при необходимости копии электронных документов, электронных образов документов, электронных документов, заверенных электронными подписями, заверенные ответственным должностным лицом участника СЭД, могут также храниться на бумажных носителях.

9.5.18. Электронные документы временного срока хранения, подписанные электронной подписью, уничтожаются, что подтверждается соответствующим актом, подписанным ответственным должностным лицом участника СЭД.

9.5.19. Хранение электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей проверки электронной подписи. Для сертификатов ключей проверки электронной подписи хранимых электронных документов оформляются и хранятся документы, подтверждающие статус сертификатов ключей проверки электронной подписи.

9.6. Экспертиза ценности документов, подготовка описей и актов об уничтожении дел

9.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе государственной власти создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее – ЭК) в подразделениях органа государственной власти, работающие под методическим руководством ЦЭК органа государственной власти и возглавляемые руководителями подразделений.

(подпункт 9.6.1 в редакции постановления от 30.08.2013 № 113)

9.6.2. Функции, права и организация работы ЦЭК (ЭК) определяется положением, которое утверждается руководителем соответствующего органа государственной власти автономного округа одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК (ЭК).

(подпункт 9.6.2 в редакции постановления от 30.08.2013 № 113)

9.6.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).

(подпункт 9.6.3 в редакции постановления от 30.08.2013 № 113)

9.6.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор дел постоянного хранения для передачи в Государственный архив Югры (структурными подразделениями Аппарата Губернатора автономного округа в Ведомственный архив);

отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органе государственной власти автономного округа;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

9.6.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел органа государственной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики.

9.6.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.6.7. Архивные описи дел (далее – опись) составляются отдельно на дела:

временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 16 к настоящей Инструкции);

по личному составу (приложение 17 к настоящей Инструкции);

постоянного хранения (приложение 18 к настоящей Инструкции).

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.6.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.7. Оперативное хранение документов и дел.

9.7.1. Руководители подразделений органа государственной власти и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел, находящихся в текущем делопроизводстве и поставленных на государственный учет путем внесения заголовков и других данных в опись, утвержденную ЭПМК Архивной службы Югры.

9.7.2. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

9.7.3. Выдача документов и дел структурным подразделениям органа государственной власти производится с регистрацией в книге выдачи копий документов, книге выдачи дел работникам организации на основании заказа (требования) на выдачу дел (приложение 20 к настоящей Инструкции) на срок не более 1 месяца.

9.7.4. Выдача дел во временное пользование другим органам государственной власти оформляется актом (приложение 21 к настоящей Инструкции), который составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем органа государственной власти, передающего дела, и руководителем органа государственной власти – получателя. Подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, проверяется нумерация листов и состояние документов выданного дела.

9.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с разрешения руководителя органа государственной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.8. Подготовка и передача документов в архив.

9.8.1. Предельный срок временного хранения архивных документов постоянного хранения в органах государственной власти 10 лет.

9.8.2. Дела постоянного хранения органа государственной власти передаются на постоянное хранение в Государственный архив Югры по графику, составленному Государственным архивом Югры, согласованному с руководителями органов государственной власти, по утвержденным ЭПМК Архивной службы Югры описям дел. Прием дел оформляется актом приема-передачи дел.

9.8.3. Дела постоянного хранения структурных подразделений Аппарата Губернатора автономного округа передаются в Ведомственный архив Аппарата Губернатора автономного округа после истечения двухлетнего срока хранения в конце первого квартала текущего года.

9.8.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.8.5. В период подготовки дел к передаче в архив проверяются правильность формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники органа государственной власти (структурного подразделения) обязаны устранить.

9.8.6. Прием каждого дела производится в присутствии сотрудника органа государственной власти. На обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел и подписи специалиста, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

9.8.7. При ликвидации органа государственной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в органе государственной власти, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в Государственный архив Югры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел.

9.8.8. При реорганизации органа государственной власти документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику реорганизуемого органа государственной власти по акту в соответствии с номенклатурой дел органа государственной власти.


Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству

в государственных органах Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры и исполнительных органах

государственной власти Ханты-Мансийского

автономного округа – Югры

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № __________________________                              

    (место составления)                                   

на _______________ год                                            

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя органа государственной власти автономного округа

подпись         расшифровка подписи

« ___ » _____________ 20 __ г.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

органа государственной

власти автономного округа                 подпись           расшифровка подписи                                                             

« ____ » __________ 20 __ г.

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ______________ № ____

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных

в __________ году в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ               подпись             расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения                        подпись            расшифровка подписи

« ____ » ____________ 20 __ г.

Опубликовано: 16.08.2018 14:58        Обновлено: 16.08.2018 14:58