Размер:
Цвет:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Федерального архивного агентства от 30.01.2013 № 12 в ред. от 15.11.2017


Документ предоставлен КонсультантПлюс

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 30 января 2013 г. N 12

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ

В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА

И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Росархива от 15.11.2017 N 175)


В соответствии с частью 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), согласованный решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 5 декабря 2012 г.

2. Начальникам структурных подразделений Росархива, руководителям федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Федерального архивного агентства, организовать внедрение Перечня.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

Руководитель Росархива

А.Н.АРТИЗОВ

Приложение

к Приказу Федерального

архивного агентства

от 30 января 2013 г. N 12

Согласовано

Решением Центральной

экспертно-проверочной

комиссии при Росархиве

от 5 декабря 2012 года

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ

ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Росархива от 15.11.2017 N 175)


I. Указания по применению Перечня документов, образующихся

в процессе деятельности Федерального архивного агентства

и подведомственных ему организаций,

с указанием сроков хранения

1. Общие положения

1.1. Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов и методических документов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (далее в тексте - Росархива) по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает в себя документы, образующиеся в деятельности Росархива, федеральных государственных архивов, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (далее в тексте - института), Центра хранения страхового фонда (далее в тексте - ЦХСФ) и иных организаций, подведомственных непосредственно Росархиву <1>.

--------------------------------

<1> В тексте вместо перечисления Росархива и всех подведомственных ему организаций употребляется слово "организации".

КонсультантПлюс: примечание.

В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду "Положение о Федеральном архивном агентстве", утв. Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 N 290, а не от 15.06.2010 N 438.


1.3. Состав и сроки хранения документов в Перечне определены в соответствии с "Положением о Федеральном архивном агентстве", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2010 г. N 438, и "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными Приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. N 19, уставами и номенклатурами дел организаций, рекомендациями специалистов, а также с учетом требований "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, и "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. N 1182 (далее в тексте - перечней типовых документов), в части, касающейся типовой управленческой и научно-технической документации.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении состава, сроков хранения и отбора документов на хранение или к уничтожению, при подготовке номенклатур дел, формировании дел и подготовке методических документов, в практической работе ЦЭПК, ЭПК (ЭПМК), ЭК организаций.

Перечень может быть также использован в деятельности органов управления архивным делом и государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает в себя все направления деятельности Росархива и подведомственных ему организаций, сгруппированные в разделы и подразделы.

2.2. Перечень состоит из 16 разделов:

раздел 1 "Организация системы управления" включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, документационное обеспечение управления;

разделы 2 - 4 включают документы, раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

разделы 5 - 8 содержат документы, отражающие специфическую деятельность Росархива и подведомственных ему организаций: раздел 5 "Организация хранения документов АФ РФ и других архивных документов" (фондирование архивных документов, организацию хранения, обеспечение нормативных условий хранения архивных документов, проверку наличия и состояния архивных документов, выдачу архивных документов из архивохранилищ, создание и ведение страхового фонда, организацию вывоза и ввоза документов АФ РФ); раздел 6 "Организация учета документов АФ РФ и других архивных документов" (общие вопросы учета документов АФ РФ и других архивных документов, специфику учета отдельных категорий документов); раздел 7 "Организация комплектования документов АФ РФ и других архивных документов" (определение организаций - источников комплектования государственных архивов, порядок проведения экспертизы ценности документов и приема документов на хранение, взаимодействие с организациями - источниками комплектования); раздел 8 "Организация использования документов АФ РФ и других архивных документов" (доступ к архивным документам, организация работы по выполнению запросов пользователей, работа читальных залов архивов, инициативное информирование, подготовка и проведение документальных экспозиций (выставок) архивных документов, подготовка документальных публикаций, архивных справочников и других изданий по делопроизводству и архивному делу);

раздел 9 содержит документы, отражающие организацию и проведение научно-исследовательской работы;

в раздел 10 включены документы по разработке и внедрению в практику работы автоматизированных архивных технологий;

раздел 11 содержит документы по организации труда, нормированию труда, оплате труда, охране труда;

раздел 12 включает документы по работе с кадрами: приему, перемещению (переводу), увольнению работников, урегулированию конфликтов интересов, профессиональной подготовке, установлению и повышению квалификации, поощрению и награждению;

раздел 13 содержит документы по экономическим, научным, культурным и иным связям;

в раздел 14 включены документы по организации и осуществлению информационного обеспечения деятельности организаций, вопросам деятельности справочно-информационных служб и библиотек, организации издания публикаций архивных документов и других изданий по делопроизводству и архивному делу;

в раздел 15 включены документы по административно-хозяйственному обеспечению деятельности: эксплуатации, строительству, ремонту зданий, сооружений и оборудования, материально-техническому обеспечению деятельности, транспортному обслуживанию и связи, обеспечению охраны, безопасности и организации гражданской обороны;

раздел 16 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, социальное страхование, организацию питания, медико-санитарное обслуживание, организацию досуга.

2.3. Перечень имеет 5 граф.

В графе 1 указаны валовые номера статей Перечня. Документы в разделах и подразделах Перечня сгруппированы по степени значимости видов документов в логической последовательности. Всем статьям Перечня присвоена единая сквозная нумерация.

В графе 2 указаны наименования видов документов. При формулировании наименований видов документов использованы перечни типовых документов и Правила, в которых конкретно указаны виды документов и их назначение при осуществлении тех или иных направлений деятельности государственных архивов.

Обобщающее слово "документы" с раскрытием в скобках видов документов применяется при объединении в одну статью документов по одному вопросу и одного срока хранения.

В ряде случаев применяется объединение в одну статью по конкретному виду документов его разновидностей, которые указываются через буквенные обозначения.

Наряду с книгами, журналами, карточками учета и регистрации документов могут вестись соответствующие базы данных.

Учитывая специфику Перечня, виды документов, создаваемые при организации хранения документов в организациях, подготовке публикаций к изданию, приводятся в разделах 5 - 8.

В графе 3 - 4 указаны сроки хранения документов. Перечень не содержит указаний о ведении тех или иных видов документов на бумажном или электронном носителе, так как сроки хранения документов не зависят от носителя документной информации.

Сроки хранения документов, указанные в графах 3, 4 Перечня, распространяются на секретные и несекретные документы.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в Росархиве.

В графе 4 указаны сроки хранения документов в подведомственных Росархиву организациях.

В графе 5 даны примечания, комментирующие или уточняющие сроки хранения отдельных видов документов.

Отметка "ЭПК", проставленная к некоторым видам документов, означает, что часть этих документов может иметь научное, историческое значение и подлежит приему в государственные архивы или имеет долговременное практическое применение, и в этом случае срок их хранения может быть продлен.

Отметка "До минования надобности" означает, что эти документы имеют практическое применение, срок их хранения может быть установлен самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка "До замены новыми" означает, что срок хранения этих документов определяется сроком действия данного документа.

Снижение сроков хранения документов или/и снятие отметки "ЭПК", установленных настоящим Перечнем, не допускается.

В случае необходимости сроки хранения отдельных видов документов могут быть увеличены.

3. Организация экспертизы ценности документов и оформление

отбора документов на хранение и уничтожение

3.1. Организация проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору документов на хранение или уничтожение возлагается на экспертную комиссию (ЭК) Росархива и подведомственных организаций.

3.2. Организация работы ЭК осуществляется на основе нормативных и методических документов по экспертизе ценности и комплектованию архивов.

3.3. Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению оформляется актом и разрешается только после утверждения описей дел постоянного срока хранения и согласования описей дел по личному составу на ЭПК соответствующих федеральных государственных архивов. Следует иметь в виду, что документы временного срока хранения могут быть выделены к уничтожению только после истечения срока, установленного Перечнем.

При проведении экспертизы ценности документов и определении места дальнейшего хранения документов, образовавшихся в деятельности государственных архивов, следует учитывать, что некоторые виды документов (первичные учетные документы архивохранилищ и архива), которым определен постоянный срок хранения, в описи дел не вносятся и хранятся постоянно по месту их составления и ведения.

II. ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВНОГО АГЕНТСТВА И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ

ЕМУ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ




Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа

Примечания

в Росархиве

в подведомственных организациях

1

2

3

4

5

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительная деятельность

1

Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения) Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.

2

Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.

3

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке

Пост.

Пост.


4

Документы (повестки дня, протоколы, выписки из протоколов, справки, сведения, информации) заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума, комиссий Правительства Российской Федерации

Пост. (1)

-

(1) Присланные для сведения - до минования надобности

5

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) По оперативным, непрофильным для данной организации вопросам деятельности - 5 л. ЭПК

6

Документы (справки, заключения, переписка) по привлечению к решению вопросов, отнесенных к сфере деятельности Росархива, научных и иных организаций, ученых и специалистов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


7

Поручения Минкультуры России, Росархива; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) По оперативным вопросам деятельности - 5 л. ЭПК

8

Приказы, распоряжения Минкультуры России по основной (профильной) деятельности Росархива и подведомственных ему организаций

Пост.

Пост.


9

Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

(1) Срок хранения поручений, оформленных на документе, соответствует сроку хранения документа

10

Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации

Пост.

Пост.


11

Протоколы, постановления, решения; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, заключения) к ним:



(1) Присланные для сведения - до минования надобности (2) Оперативных совещаний - 5 л. ЭПК

а) советов (Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве; МСА, Евразики)

Пост. (1)

Пост. (1)

б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (коллегии, дирекций)

Пост. (1)

Пост. (1)

в) контрольных (ревизионных) органов организации (комиссий и др.)

-

Пост. (1)

г) экспертных, методических органов организации (комиссий) (ЭПК, ЭМК, ЭК; комиссии по НИМР; комиссий по страховой оценке документов; комиссий по инвентаризации дел, имеющих в оформлении или в приложениях к ним драгоценные металлы и камни; комиссий по рассекречиванию архивных документов; методических комиссий архивов; комиссий по награждению; премированию и социальной поддержке сотрудников; комиссий по обеспечению сохранности документов; комиссий по охране труда; единых комиссий по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд; технических комиссий; комиссий по защите государственной тайны; пожарно-технических комиссий; комиссий по регулированию социально-трудовых отношений; комиссий по подведению итогов проверки наличия и состояния дел; комиссий по служебным спорам; комиссий по установлению трудового стажа (госслужбы)

Пост. (1)

Пост. (1)

д) совещаний у руководителя организации (2)

Пост. (1)

Пост. (1)

е) собраний трудовых коллективов организации

Пост. (1)

Пост. (1)

ж) собраний структурных подразделений организации

5 л.

5 л.

з) публичных слушаний

Пост. (1)

Пост. (1)

и) общественного, попечительского совета

Пост.

Пост.

12

Документы (справки, сведения, заключения, информации, анализы, переписка) по подготовке заседаний

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


13

Списки членов советов, коллегии, дирекций, комиссий

-

Пост.


14

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:



(1) Присланные для сведения - до минования надобности (2) О награждении - пост. о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.

а) по основной (профильной) деятельности

Пост. (1)

Пост. (1)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки)

75 л. (2) ЭПК

75 л. (2) ЭПК

в) по административно-хозяйственным вопросам

5 л.

5 л.

15

Проекты приказов, распоряжений; документы к ним

1 г.

1 г.


16

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


17

Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых конгрессов, конференций, "круглых столов", архивных чтений, совещаний, юбилейных мероприятий, торжественных приемов, встреч:



(1) Относящиеся к деятельности организации - пост.

а) по месту проведения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

18

Документы (отчеты, доклады, обзоры) о реализации решений конгрессов, конференций, совещаний

Пост.

Пост.


19

Переписка о реализации решений конгрессов, конференций, совещаний

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


20

Правила, инструкции, регламенты (отраслевые):



(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

3 г. (1)

21

Рекомендации:



(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения (согласования)

Пост.

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

3 г. (1)

22

Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


23

Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


24

Памятки, инструкции по различным направлениям работ (внутриархивные)

-

3 г. (1)

(1) После замены новыми. По решению архива - ЭПК

25

Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


26

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


27

Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации, с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организациями, гражданами по вопросам противодействия попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России

Пост.

Пост.


28

Документы (протоколы, повестки дня, планы, докладные записки, переписка) об участии в работе межведомственных координационных и совещательных органов при Президенте и Правительстве Российской Федерации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


29

Переписка с Минкультуры России, Росархивом по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


30

Переписка по вопросам, согласование которых с Росархивом в установленном порядке обязательно

Пост.

Пост.


31

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


1.2. Организация управления

32

Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица

15 л. (1) ЭПК

15 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения деятельности. Решения - пост.

33

Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц; уведомления на открытие филиалов

Пост.

Пост.


34

Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах

5 л.

5 л.


35

Документы (обоснования, заключения, справки и др.) по включению архивов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации

Пост.

Пост.


36

Документы (заявки, заключения, справки, переписка) по регистрации архивов в инспекциях пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации

Пост.

Пост.


37

Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации

Пост.

Пост.


38

Переписка о реорганизации, переименовании организации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


39

Документы (протоколы ликвидационных комиссий, заключения, уведомления, выписки из государственного реестра, решения судов, переписка) о ликвидации организации (1)

Пост.

Пост.

(1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

40

Уставы, положения организации

Пост.

Пост.


41

Административные регламенты Росархива по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций

Пост.

Пост.


42

Положения о структурных подразделениях организации, филиалах

Пост.

Пост.


43

Положения о коллегиальных, исполнительных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации

Пост.

Пост.


44

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


45

Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После завершения деятельности рабочих групп

46

Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия доверенности

47

Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации

Пост.

Пост.


48

Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации

Пост.

Пост.


49

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


50

Технико-экономические паспорта организаций

-

10 л. ЭПК


51

Штатные расписания организации, изменения к ним

Пост.

Пост.


52

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


53

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После утверждения

54

Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)

75 л.

75 л.


55

Номенклатура должностей:



(1) После замены новой

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

3 г. (1)

56

Расчеты лимита должностей

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


57

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые) (1)

3 г. (2)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные работников - 75 л. (2) После замены новыми

58

Должностные регламенты (типовые) государственных служащих

3 г. (1)

-

(1) После замены новыми

59

Кодексы профессиональной этики

Пост.

Пост.


60

Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене:



(1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица

а) руководителя организации

Пост.

Пост.

б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации

10 л. (1)

10 л. (1)

61

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (профильной) деятельности организации

Пост.

Пост.


62

Переписка по оказанию методической помощи уполномоченным органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов АФ РФ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


63

Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности

Пост.

Пост.


64

Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в Минкультуры России, Росархив

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) По оперативно-хозяйственным вопросам - 5 л.

65

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


66

Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


67

Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы, переписка) об организации и проведении конгрессов, конференций, "круглых столов", архивных чтений, совещаний, юбилейных мероприятий, торжественных приемов, встреч:




а) по месту проведения

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

68

Документы (положения, программы, справки, отчеты, протоколы, стенограммы, решения о вручении дипломов (1), грамот (1), удостоверений (1) к наградам) о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных):



(1) Дипломы, грамоты, удостоверения к наградам - пост. в награжденных организациях

а) по месту проведения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

69

Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


70

Документы (программы, доклады, выступления, сообщения) конгрессов, конференций, "круглых столов", архивных чтений, кинопоказов, юбилейных мероприятий, приемов, встреч

Пост.

Пост.


71

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видеодокументы) по истории организации и ее подразделений

Пост.

Пост.


72

Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок, переписка) (1) по лицензированию

-

5 л. (2) ЭПК

(1) Виды документов по отдельным сферам деятельности указаны в соответствующем законодательстве (2) После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, - пост.

73

Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

-

Пост.


74

Документы (заявления, справки, выписки из реестров, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты, переписка) по аттестации, аккредитации

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После прекращения аккредитации. Протоколы, решения - пост.

75

Свидетельства о государственной аккредитации, аттестации

-

Пост.


76

Переписка по вопросам сертификации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


77

Документы (акты, протоколы, справки, заключения, переписка) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц (организаций)

Пост.

Пост.


78

Документы (акты, заявки, заключения, решения, постановления, реестры, переписка) о передаче имущества в оперативное управление организации; постоянное (бессрочное) пользование земельным участком, закрепленным за определенной организацией

Пост.

Пост.


79

Свидетельства о государственной регистрации прав на имущество, переданное в оперативное управление организации; постоянное (бессрочное) пользование земельным участком, закрепленным за определенной организацией; фирменных наименований

Пост.

Пост.


80

Технические и кадастровые паспорта организаций, земельных участков

-

Пост.


81

Договоры, контракты, свидетельства на право оперативного управления имуществом (нежилым фондом)

-

Пост.


82

Договоры на имущество, полученное в форме дарения, добровольного вклада и пожертвования или по завещанию

-

Пост.


83

Переписка по вопросам установления прав собственности

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После выдачи свидетельства о праве собственности

84

Переписка о передаче имущества в оперативное управление организации

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


1.3. Контроль

85

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации:




а) контрольными органами Российской Федерации Росархива и подведомственных организаций

Пост.

Пост.

б) Росархивом подведомственных организаций

Пост.

Пост.

в) контрольными органами (государственными органами) Российской Федерации с привлечением Росархива и подведомственных организаций

Пост.

Пост.

г) структурных подразделений организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

86

Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 242):




а) по месту проведения

-

Пост.

б) в других организациях

-

5 л. ЭПК

87

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

5 л.


88

Переписка по участию архивов в проверках, осуществляемых контрольными органами (государственными органами), а также Росархивом

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


89

Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений и контроля за их выполнением

5 л.

5 л.


90

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


91

Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению

Пост.

Пост.


92

Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению

Пост.

Пост.


93

Документы (обзоры, аналитические справки) по анализу обращений граждан

Пост.

Пост.


94

Документы (обзоры, докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


95

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, информации, переписка) по их рассмотрению:



(1) В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения

а) предложения, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции

Пост.

Пост.

б) оперативного характера

5 л. (1)

5 л. (1)

1.4. Правовое обеспечение деятельности

96

Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы, заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств, - пост.

97

Договоры о передаче прав на использование и публикацию подготовленных сборников документов, справочников, баз данных и других разработок

Пост.

Пост.


98

Документы (докладные записки, информации, переписка и др.) о необнаруженных (похищенных) делах (документах), имеющих коллекционную ценность

Пост.

Пост.


99

Переписка с Департаментом государственного контроля и надзора в сфере культурного наследия Минкультуры России, федеральными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела по вопросам определения принадлежности архивных документов, снятых с аукционов

Пост.

Пост.


100

Документы (докладные записки, акты, заключения, заявления, переписка) по вопросам хищений документов в государственных архивах

Пост.

Пост.


101

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После вынесения решения

102

Переписка по вопросам правоохранительного характера

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


103

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

104

Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


105

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


106

Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства

3 г.

3 г.


1.5. Документационное обеспечение управления

107

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


108

Документы (заключения, справки, акты, переписка) по защите содержащихся в документах сведений, составляющих государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну

Пост.

Пост.


109

Целевые программы, концепции информатизации; документы (технические задания, акты приемки, внедрения, протоколы, проекты, докладные записки, справки, переписка, обзоры и др.) к ним

Пост.

Пост.


110

Паспорта информатизации организации

Пост.

Пост.


111

Документы (заявки, наряды, сведения, акты, переписка, перечни оборудования (1), журналы учета) об оснащении рабочих мест оргтехникой; состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств; антивирусной защите и защите информации и машинных носителей с ключевой информацией

5 л.

5 л.

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

112

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


113

Документы (договоры (1), справки, таблицы, переписка) о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении, совершенствовании, информационно-техническом обеспечении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

114

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:



(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

3 г. (1)

3 г. (1)

115

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

116

Договоры, соглашения об информационном обмене

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

117

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации, перечни работ по резервному копированию информации

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


118

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

119

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

До замены новыми

До замены новыми


120

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

5 л.

5 л.


121

Сертификаты (1) ключа подписи, реестры (2) должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи, списки уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа подписи от организаций

Пост.

Пост.

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключа подписи (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

122

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; договоры (1) между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи; соглашения (1) между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании, использовании и аннулировании электронной цифровой подписи

15 л. (2) ЭПК

15 л. (2) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора, соглашения (2) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

123

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После замены новыми

124

Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи

15 л. (1)

15 л. (1)

(1) После исключения уполномоченного лица организации - владельца сертификата ключа подписи из реестра

125

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


126

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Пост.

Пост.


127

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

15 л. ЭПК

15 л. ЭПК


128

Табели (перечни, альбомы) форм документов, применяемых в организации:




а) по месту составления

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

До замены новым

129

Номенклатуры дел организации (сводные)

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) Структурных подразделений - до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

130

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 г. (1)

1 г. (1)

(1) После снятия с контроля

131

Списки адресов обязательной рассылки документов

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

132

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

1 г.


133

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г.

3 г.


134

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

5 л.

5 л. (1)

(1) После снятия с учета

135

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной тайны)

-

5 л. (1)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

136

Договоры о соблюдении государственной тайны

5 л. (1)

-

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

137

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 г.

1 г.


138

Письма организаций, граждан с выражением благодарности сотрудникам архивов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


139

Книги, карточки, реестры, журналы регистрации и контроля:



(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л.

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

Пост. (1)

Пост. (1)

б) распорядительных документов по личному составу (2)

75 л. (1)

75 л. (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

5 л.

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью (реестры передачи в подразделения Росархива входящих документов; журналы учета отправки документов в Аппарат Правительства Российской Федерации, Администрацию Президента Российской Федерации, Минкультуры России, другие государственные органы Российской Федерации; журналы регистрации международных почтовых отправлений)

5 л.

5 л.

д) контроля исполнения документов

3 г.

3 г.

е) обращений граждан

5 л.

5 л.

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 г.

3 г.

з) аудиовизуальных документов

3 г. (1)

3 г. (1)

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование, сканирование документов

1 г.

1 г.

140

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:



(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

3 г.

3 г.

б) рассылки документов

2 г.

2 г.

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

3 г.

3 г.

г) бланков строгой отчетности (гербовых бланков)

3 г.

3 г.

д) компьютерных, копировальных работ

1 г.

1 г.

е) выдачи дел во временное пользование (в делопроизводстве организации)

3 г. (1)

3 г. (1)

141

Книги, журналы учета:



(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа

а) электронных носителей

5 л. (1)

5 л. (1)

б) выдачи электронных дисков

5 л. (1)

5 л. (1)

в) паролей

5 л. (2)

5 л. (2)

г) ключевых носителей

5 л. (3)

5 л. (3)

д) сертификатов электронных цифровых подписей

5 л. (3)

5 л. (3)

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

5 л.

5 л.

ж) копирования баз данных

До минования надобности

До минования надобности

з) технических средств защиты

5 л. (1)

5 л. (1)

2. ПЛАНИРОВАНИЕ

2.1. Прогнозирование

142

Целевые программы (федеральные, региональные) развития регионов

До минования надобности

До минования надобности


143

Целевые программы (федеральные, региональные) развития архивного дела:




а) по месту разработки и/или утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

До минования надобности

144

Документы (планы, отчеты, проекты, протоколы заседаний рабочей группы, переписка) о разработке федеральных целевых программ

Пост.

Пост.


145

Проекты целевых программ; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения, переписка) по их разработке

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


146

Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ

Пост.

Пост.


147

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


148

Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации

Пост.

Пост.


149

Концепции развития организации

Пост.

Пост.


150

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


2.2. Текущее планирование

151

Планы экономического и социального развития организации

Пост.

Пост.


152

Государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - пост.

153

Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации:



(1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - пост.

а) в организации-заказчике

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

б) в организациях, подавших заявки

-

5 л.

154

Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок) по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 л.

5 л.


155

Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л.

5 л.


156

Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л.

5 л.


157

Журналы регистрации заявок на участие в конкурсах, запросах котировок цен

5 л.

5 л.


158

Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов

-

Пост. (1)

(1) По отклоненным заявкам - 5 л. ЭПК

159

Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов

-

5 л. ЭПК


160

Годовые планы, госзадания организации:



(1) Подведомственных организаций - до минования надобности

а) по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности

Пост. (1)

Пост.

б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности

5 л.

5 л.

161

Планы, программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ), утвержденные руководством организации

Пост.

Пост.


162

Оперативные планы работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений

До минования надобности

До минования надобности


163

Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию

-

5 л.


164

Годовые планы работы структурных подразделений организации

5 л.

5 л.


165

Индивидуальные планы работников

-

1 г.


166

Документы (проекты планов, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради, переписка) по вопросам планирования

5 л.

5 л.


167

Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


168

Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации

Пост.

Пост.


169

Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


2.3. Ценообразование

170

Прейскуранты на продукцию и услуги

Пост.

Пост.


171

Справки, расчеты по прогнозированию цен

-

5 л.


172

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке

-

Пост.


173

Документы (заключения, справки, расчеты, переписка) по предварительной денежной оценке приобретаемых архивами профильных документов и коллекций

-

Пост.


174

Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


175

Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии

-

5 л.


176

Переписка по вопросам ценообразования

-

5 л. ЭПК


3. ФИНАНСИРОВАНИЕ

177

Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период

Пост.

Пост.


178

Лимиты бюджетных обязательств

Пост.

Пост.


179

Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств

Пост.

Пост.


180

Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации

Пост.

Пост.


181

Финансовые планы перспективные

Пост.

Пост.


182

Планы (бюджеты) организации:

- финансовый (баланс доходов и расходов);

- финансирования;

- валютный;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.:



(1) При отсутствии годовых - пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

183

Проекты планов (бюджетов) организации

5 л.

5 л.


184

Документы о финансовом обеспечении выполнения государственных заданий с учетом расходов на содержание недвижимого имущества и особо ценного движимого имущества

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


185

Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов

5 л.

5 л.


186

Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

187

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


188

Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний

5 л.

5 л.


189

Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения; расчеты к ним

5 л.

5 л.


190

Переписка об экономических нормативах

5 л.

5 л.


191

Сметы (доходов и расходов) по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях:



(1) Административно-хозяйственных расходов - 5 л. (2) При отсутствии годовых - пост.

а) годовые

Пост. (1)

Пост. (1)

б) квартальные

5 л. (2)

5 л. (2)

192

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


193

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации:

- финансового;

- финансирования;

- валютного;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.



(1) При отсутствии годовых - пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

194

Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок федеральными государственными предприятиями, подведомственными федеральным органам исполнительной власти

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


195

Отчеты по государственным заказам (контрактам)

Пост.

Пост.


196

Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении); об исполнении (прекращении действия) государственных контрактов

Пост.

Пост.


197

Документы (акты, докладные записки) о соблюдении финансовой дисциплины

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


198

Переписка о соблюдении финансовой дисциплины

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


199

Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежнорасчетных операций

5 л.

5 л.


200

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

5 л.

5 л.


201

Договоры банковского счета

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

202

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты об убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):



(1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, квартальных - пост.

а) сводная годовая (консолидированная)

Пост.

Пост.

б) годовая

Пост.

Пост.

в) квартальная

5 л. (1)

5 л. (1)

г) месячная

1 г. (2)

1 г. (2)

203

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки):



(1) При отсутствии годовых - пост.

а) годовая

Пост.

Пост.

б) квартальная

5 л. (1)

5 л. (1)

204

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Пост.

Пост.


205

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


206

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Пост.

Пост.


207

Отчеты об исполнении смет:



(1) При отсутствии годовых - пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

208

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:




а) годовые

Пост.

Пост.

б) полугодовые, квартальные

5 л.

5 л.

209

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 л.

5 л.


210

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 л.

5 л.


211

Лицевые бюджетные и внебюджетные счета, валютные счета

Пост.

Пост.


212

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналыордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

213

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

214

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы

Пост.

Пост.


215

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 л.

5 л.


216

Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного контракта

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

217

Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После проведения взаиморасчета

218

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административнохозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах

1 г.

1 г.


219

Счета-фактуры

-

4 г.


220

Переписка о сроках и размере арендной платы

5 л.

5 л.


221

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Пост.

Пост.


222

Отчеты о платежах и поступлениях валюты:



(1) При отсутствии годовых - пост. (2) При отсутствии годовых, квартальных - пост.

а) сводные годовые

Пост.

Пост.

б) годовые

Пост.

Пост.

в) квартальные

3 г. (1)

3 г. (1)

г) месячные

1 г. (2)

1 г. (2)

223

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

5 л.

5 л.


224

Отчеты, акты по драгоценным металлам

-

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

225

Гарантийные письма

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После окончания срока гарантии

226

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


227

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После замены новыми

228

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Пост.

Пост.


229

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


230

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды

До замены новым

До замены новым


231

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


232

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:



(1) При отсутствии годовых - пост. С нарастающим итогом за IV квартал - пост.

а) годовые

Пост.

Пост.

б) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

233

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Пост.

Пост.


234

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


235

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

236

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 л.

237

Сведения о доходах физических лиц

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 л.

238

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 л.

75 л.


239

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


240

Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


241

Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

5 л.

5 л.


242

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

243

Договоры оказания аудиторских услуг

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

244

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

-

5 л. (1) ЭПК

(1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - пост.

245

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 л.

5 л.


246

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


247

Положения об оплате труда и премировании работников

-

Пост.


248

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, заявления) о получении заработной платы и других выплат

5 л. (2)

5 л. (2)

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л. (2) При условии проведения проверки (ревизии)

249

Лицевые карточки, лицевые счета работников

75 л. ЭПК

75 л. ЭПК


250

Переписка о выплате заработной платы

5 л.

5 л.


251

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 л.

5 л.


252

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

253

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

254

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств, имущества

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 л. При условии проведения проверки (ревизии)

255

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Пост.

Пост.


256

Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост.

Пост.


257

Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 л.

5 л.


258

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

259

Протоколы заседаний комиссии Росархива по рассмотрению вопросов предоставления федеральным государственным гражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

Пост.

-


260

Книги учета личных дел государственных гражданских служащих, нуждающихся в единовременных субсидиях на приобретение жилых помещений

10 л. (1)

-

(1) После предоставления субсидии

261

Договоры, соглашения (1)

5 л. (2) ЭПК

5 л. (2) ЭПК

(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня (2) После истечения срока действия договора, соглашения

262

Протоколы разногласий по договорам

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

263

Договоры подряда с юридическими лицами

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

264

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

265

Документы (справки, заключения, акты, договоры) по страхованию опасных производственных объектов

-

Пост.


266

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

267

Паспорта сделок

-

Пост.


268

Переписка по вопросам оказания платных услуг

-

5 л. ЭПК


269

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

270

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:



(1) После истечения срока действия договора, соглашения (2) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

б) по трудовым договорам, договорам подряда

5 л. (2)

5 л. (2)

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 л. (1)

5 л. (1)

271

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После увольнения материально ответственного лица

272

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности (1)

До минования надобности (1)

(1) Не менее 5 л.

273

Книги, журналы, карточки учета:



(1) При условии проведения проверки (ревизии) (2) После окончания срока действия договора, контракта, соглашения (3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) (4) С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии)

а) поступления валюты

5 л. (1)

5 л. (1)

б) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества

-

Пост.

в) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

5 л. (2)

5 л. (2)

г) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

-

5 л. (3)

д) договоров, актов о приеме-передаче имущества

Пост.

Пост.

е) расчетов с организациями

5 л. (1)

5 л. (1)

ж) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 л. (1)

5 л. (1)

з) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

-

5 л. (4)

и) хозяйственного имущества (материальных ценностей)

5 л. (1)

5 л. (1)

к) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

5 л. (1)

5 л. (1)

л) подотчетных лиц

5 л.

5 л.

м) исполнительных листов

5 л.

5 л.

н) сумм доходов и подоходного налога работников

5 л.

5 л.

о) депонированной заработной платы

5 л. (1)

5 л. (1)

п) депонентов по депозитным суммам

5 л.

5 л.

р) доверенностей

5 л. (1)

5 л. (1)

с) учета покупок; учета продаж

-

4 г.

274

Журналы учета введенных денежных сумм и показателей счетчиков франкировальной машины

3 г.

-


275

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После замены новыми

276

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 л.

5 л.


277

Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета

До замены новыми

До замены новыми


278

Заказы на бланки документов учета и отчетности

1 г.

1 г.


4.2. Статистический учет и отчетность

279

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов (показателей), годовых планов; анализы отчетов (1):



(1) Поступившие из подведомственных организаций - пост. (2) При отсутствии годовых - пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

-

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

Пост.

в) полугодовые

5 л. (2)

5 л. (2)

г) квартальные

5 л. (2)

5 л. (2)

280

Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:



(1) При отсутствии годовых - пост.

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

-

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.

Пост.

в) полугодовые

5 л. (1)

5 л. (1)

г) квартальные

5 л. (1)

5 л. (1)

д) единовременные

Пост.

Пост.

281

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации

Пост.

Пост.


282

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:




а) сводные годовые и с большей периодичностью

5 л.

-

б) годовые и с большей периодичностью

5 л.

5 л.

в) полугодовые

5 л.

5 л.

г) квартальные

3 г.

3 г.

д) единовременные

1 г.

1 г.

283

Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


284

Отчеты о выполнении заказов (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:




а) годовые

Пост.

Пост.

б) квартальные

5 л.

5 л.

285

Отчеты о выполнении грантов

-

Пост.


286

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений

5 л.

5 л.


287

Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений

-

До минования надобности


288

Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост.

289

Индивидуальные отчеты, дневники работников

-

1 г.


290

Журналы учета передаваемых статистических данных

5 л.

5 л.


291

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л.

5 л.


292

Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):




а) по месту разработки и утверждения

Пост.

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Фондирование архивных документов

293

Схемы систематизации архивных документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

294

Схемы систематизации единиц хранения при нефондовой организации их хранения

-

Пост.


5.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

295

Документы (акты, заключения, справки, переписка) по экологическим условиям месторасположения архива

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


296

Акты экспертизы (требования) к объектам технического регулирования, проектной документации

Пост.

Пост.


297

Заключения служб пожарной безопасности, санэпидемстанций и других служб о пригодности месторасположения архива

Пост.

Пост.


298

Акты экспертизы состояния зданий, помещений и оборудования архивов

Пост.

Пост.


299

Регистрационные журналы показаний контрольно-измерительных приборов

-

3 г. (1)

(1) После окончания журнала

300

Планы (графики) санитарных дней

-

1 г.


301

Планы, схемы размещения архивных фондов в архивохранилищах

-

Пост.


302

Пофондовые топографические указатели

-

Пост.


303

Постеллажные топографические указатели

-

1 г. (1)

(1) После внесения изменений

304

Документы (отчеты, переписка) о работе отделов, групп по микрофильмированию, реставрации и переплету архивных документов

-

3 г.


305

Документы (обоснования, справки, расчеты, программы, графики, планы, докладные записки, переписка) по технологическим процессам обеспечения сохранности архивных документов

-

5 л. ЭПК


306

Технологические регламенты, технологические паспорта, формуляры, технологические правила и предписания по изделиям опытного производства, технические условия технологических процессов

Пост.

Пост.


307

Журналы (технологические) учета специальных видов работ, выполняемых архивами

-

3 г. (1)

(1) После окончания журнала

308

Документы (акты, докладные записки, заключения, справки, расчеты, переписка) об апробации и приеме завершенных технологических процессов

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После завершения темы

5.3. Проверка наличия и состояния архивных документов

309

Планы (перспективные) проверки наличия и состояния архивных документов

-

Пост.


310

Планы проверки наличия и состояния архивных документов

-

5 л.


311

Листы проверки наличия и состояния архивных документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

312

Акты проверки наличия и состояния (физического, технического) архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

313

Книги регистрации актов проверки наличия фондов

-

Пост.


314

Карточки учета фондов, прошедших проверку наличия

-

Пост.


315

Номерники фондов

-

Пост.


316

Акты об обнаружении архивных документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

317

Списки, карточки, таблицы отсутствующих (необнаруженных) дел и документов

-

Пост.


318

Докладные записки о продлении срока розыска документов

-

5 л. ЭПК


319

Акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

320

Справки о проведении розыска необнаруженных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

321

Акты обнаружения дефектов архивных документов при подготовке выдачи их из архивохранилища и других работах

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

322

Акты о неисправимых повреждениях архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

323

Заключения о необходимости проведения реставрации и консервации по результатам целевой проверки физического состояния архивных документов

-

3 г. (1) ЭПК

(1) После последней проверки

324

Экспертные заключения специалистов о необходимости проведения соответствующих работ по специальной обработке архивных документов

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После последней проверки

325

Решения, протоколы о признании документов АФ РФ находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии и их постановке на особый учет для специальной обработки

-

Пост.


326

Решения Росархива о признании архивных документов неисправимо поврежденными и снятии их с учета

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

327

Карточки учета: архивных документов с повреждениями носителя; архивных документов с повреждениями текста

-

Пост.


328

Карточки учета технического состояния аудио-визуальных документов

-

Пост.


329

Книги учета документов АФ РФ, находящихся в неудовлетворительном физическом и техническом состоянии

-

Пост.


330

Планы работ по физико-химической и технической обработке архивных документов

-

5 л.


331

Договоры со специализированными организациями о проведении работ по реставрации архивных документов

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

332

Книги учета дел, переданных на микрофильмирование, реставрацию, переплет и другие работы

-

5 л. (1)

(1) После возвращения дел

5.4. Оформление выдачи архивных документов из архивохранилищ

333

Разрешения, заказы (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел:



(1) После возвращения документов

а) в читальный зал и работникам архивов

-

3 г. (1)

б) фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование

-

3 г. (1)

в) организациям для экспонирования

-

3 г. (1)

г) документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, из архивохранилища

-

Пост.

д) на продление сроков выдачи архивных документов

-

3 г. (1)

е) в лабораторию, специализированным организациям для проведения работ по страховому копированию, реставрации архивных документов и др.

-

3 г. (1)

334

Карты-заместители изъятых архивных документов

-

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

335

Документы (списки документов, акты выдачи архивных документов) о выдаче дел во временное пользование

-

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

336

Книги учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей из архивохранилища (по каждому архивохранилищу и виду выдачи отдельно)

-

3 г. (1) ЭПК

(1) После возвращения документов и проведения проверки наличия выданных дел

337

Отчеты, таблицы о движении дел, выдаваемых из архивохранилища

-

5 л.


338

Переписка с организациями о выдаче архивных документов во временное пользование и продлении сроков выдачи архивных документов, находящихся во временном пользовании

-

3 г. (1)

(1) После возвращения дел

339

Документы (планы, справки) проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов

-

3 г.


340

Акты выявления повреждений возвращаемых архивных документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

341

Переписка с Росархивом по фактам хищения, повреждения архивных документов, выданных из архивохранилищ

Пост.

Пост.


5.5. Создание страхового фонда

342

Переписка об организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Пост.

Пост.


343

Договоры со специализированными организациями о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

344

Документы (планы, докладные записки, предложения, заключения) организации работы по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов, передаче страхового фонда на обособленное хранение

Пост.

Пост.


345

Планы выявления уникальных и особо ценных архивных документов

-

5 л.


346

Документы (разрешения (1), докладные записки, справки, предложения, расчеты) по согласованию вопроса о расшивке дел при страховом копировании при полной невозможности копировать переплетенное дело

-

5 л. ЭПК

(1) Разрешения - пост.

347

Технологические регламенты страхового копирования уникальных и особо ценных документов

Пост.

Пост.


348

Акты технического состояния страхового фонда, копий страхового фонда

-

Пост.


349

Заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ

-

3 г. (1)

(1) После последней проверки

350

Докладные записки архивов о готовности к отправке страховых копий в ЦХСФ

Пост.

Пост.


351

Акты приема-передачи страхового фонда в ЦХСФ; документы (описи особо ценных дел, документов или копии описей дел, документов, с которых изготовлен страховой фонд, монтажные листы страховых копий кинодокументов, перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник), описи передаваемого страхового фонда, акты технического состояния копий страхового фонда, сопроводительные документы на транспортную тару, число страховых копий) к ним

-

Пост.


352

Книги регистрации актов приема страховых копий архивных документов

-

Пост.


353

Карточки учета дел, прошедших микрофильмирование

-

Пост.


354

Книги учета выдачи микрофотокопий документов

-

Пост.


355

Заказы на копирование с микроформ фонда пользования, ксерокопирование

-

3 г.


356

Книги учета страховых копий архивных документов, прошедших специальную обработку

-

Пост.


5.6. Страхование документов АФ РФ

357

Акты страховой оценки архивных документов

Пост.

Пост.


358

Договоры о возмещении организаторами выставок архивных документов ущерба в случае утраты или порчи архивных документов

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возмещения ущерба

5.7. Оформление вывоза и ввоза документов АФ РФ за рубеж

359

Переписка по вопросам выдачи разрешений архивам, учреждениям культуры и другим организациям, гражданам на право временного вывоза документов АФ РФ и других архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.


360

Перечни (списки) документов АФ РФ, предназначенных к временному вывозу за рубеж

Пост.

Пост.


361

Перечни архивных документов, заявленных к вывозу без возвращения за рубеж

-

Пост.


362

Экспертные заключения по архивным документам, заявленным юридическими и физическими лицами для вывоза без возвращения за рубеж

-

Пост.


363

Экспертные заключения на документы АФ РФ, заявленные к временному вывозу за рубеж

Пост.

Пост.


364

Договоры о проведении выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

Пост.

Пост.


365

Страховые полисы, гарантии принимающей стороны и государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых документов АФ РФ

Пост.

Пост.


366

Акты подтверждения удовлетворительного физического состояния документов АФ РФ, позволяющего их транспортировать и демонстрировать

Пост.

Пост.


367

Заключения Росархива на временный вывоз документов АФ РФ за рубеж

Пост.

Пост.


368

Свидетельства на право временного вывоза культурных ценностей с территории Российской Федерации

-

Пост.


369

Договоры о продлении срока выставок документов АФ РФ, реставрационных или других работ за рубежом

5 л. (1)

5 л. (1)

(1) После возвращения документов

370

Документы (сведения, информации) по контролю за вывозом архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.


371

Переписка по контролю за вывозом архивных документов за рубеж

Пост.

Пост.


6. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АФ РФ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Общие вопросы

372

Регламент Государственного учета документов АФ РФ

Пост.

3 г. (1)

(1) После замены новым

373

Схемы учета архивных документов

-

Пост.


374

Паспорта архивов

-

Пост.


375

Сводные паспорта

Пост.

-


376

Основные учетные документы архивов:



(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи (2) Неутвержденные - до минования надобности. Описи дел, документов по личному составу на постоянное хранение в государственные архивы передаются после ликвидации организации. Описи дел, документов временного срока хранения - 3 г. после уничтожения дел (3) В т.ч. дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда (4) Состав документов приведен в разделах, подразделах Перечня

а) книги учета поступлений документов

-

Пост.

б) списки фондов

-

Пост.

в) листы фондов

-

Пост.

г) листы учета аудио-визуальных документов

-

Пост.

д) описи дел, документов постоянного хранения (утвержденные) (1)

Пост. (2)

Пост. (2)

е) реестры описей дел, документов

-

Пост.

ж) инвентарные книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

-

Пост.

з) паспорта архивохранилищ

-

Пост.

и) листы учета и описания уникальных документов

-

Пост.

к) списки фондов, содержащих особо ценные документы

-

Пост.

л) описи, перечни особо ценных дел, документов или перечни номеров (номерники) особо ценных дел

-

Пост.

м) реестры описей особо ценных дел, документов

-

Пост.

н) книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования

-

Пост.

о) описи страхового фонда

-

Пост.

п) дела фондов (3)

-

Пост. (4)

377

Вспомогательные учетные документы архива:




а) карточки и книги движения фондов, описей дел, документов

-

Пост.

б) книги учета документов, переданных в другие архивы

-

Пост.

в) книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению

-

Пост.

г) книги повидового учета документов

-

Пост.

д) книги учета поступлений контрольных экземпляров описей

-

Пост.

е) книги учета создания комплектности описей

-

Пост.

ж) сведения об изменениях в составе и объеме фондов архивов

-

Пост.

з) карточки учета предметов

-

Пост.

и) книги учета и описания различных (отдельных) категорий документов; реестры книг и другие

-

Пост.

378

Переписка по вопросам архивных учета документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


379

Акты описания архивных документов, переработки описей

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

380

Акты приема на хранение документов личного происхождения

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

381

Акты об изъятии подлинных единиц хранения, документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

382

Акты об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и др.

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

383

Акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

384

Решения Росархива о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

385

Акты о технических ошибках в учетных документах

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

6.2. Учет определенных категорий документов

386

Регламент Государственного реестра уникальных документов АФ РФ

Пост.

3 г. (1)

(1) После замены новым

387

Государственный реестр уникальных документов АФ РФ

Пост.

-


388

Документы (предложения, перечни, заключения, переписка и др.) по формированию Государственного реестра уникальных документов АФ РФ

Пост.

Пост.


389

Книги учета копий архивных документов, изготовленных в процессе их использования

-

5 л.


390

Акты постановки на особый учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

Пост.

Пост.


391

Договоры о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

-

Пост.


392

Акты инвентаризации дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

-

Пост.


393

Договоры о хранении документов, находящихся в частной собственности

Пост.

Пост.


394

Документы (списки фондов, книги учета поступлений документов и др.) по учету документов, не включенных в установленном порядке в состав АФ РФ, находящихся на хранении в архивах

-

Пост.


395

Акты приема-передачи архивных документов из архива в архив

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) В деле фонда

396

Книги учета документов по личному составу

-

Пост.


7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ АФ РФ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Определение источников комплектования архивов

397

Списки организаций, граждан - источников комплектования архивов

-

Пост.


398

Проекты списков организаций, граждан - источников комплектования архивов

5 л.

5 л. ЭПК


399

Переписка по вопросам определения организаций, граждан - источников комплектования архивов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


400

Списки возможных источников комплектования архивов

-

До замены новыми


401

Документы (справки, экспертные заключения) о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архивов или исключении их из указанных списков

Пост.

Пост.


402

Договоры с негосударственными организациями и гражданами о включении в списки источников комплектования архивов

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

403

Договоры о передаче документов на временное хранение в архив

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора и выбытия документов из архивов

404

Договоры о хранении в архиве документов по личному составу

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

405

Учетно-справочные карточки на организации - источники комплектования архивов

-

Пост.


406

Карточки учета владельцев, собственников архивов личного происхождения

-

Пост.


407

Сведения о местах хранения документов по личному составу организаций - источников комплектования архивов

-

Пост.


408

Наблюдательные дела (копии нормативных и распорядительных документов по организации делопроизводства и архивного дела, справки, выписки из протоколов ЭК, планы работы ЭК, акты, предложения, переписка и др.) организаций - источников комплектования архивов

-

Пост.


7.2. Проведение экспертизы ценности документов

409

Протоколы, решения ЦЭПК при Росархиве; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, выписки, заключения, переписка) к ним

Пост.

Пост. (1)

(1) Присланные для сведения - до минования надобности

410

Журналы учета и регистрации:




а) поступающих документов для рассмотрения ЦЭПК

Пост.

-

б) решений ЦЭПК

Пост.

-

411

Перечни документов со сроками хранения; перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение

Пост.

Пост.


412

Типовые и примерные номенклатуры дел

Пост.

Пост.


413

Проекты перечней документов и номенклатур дел

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После утверждения

414

Документы (информации, справки, переписка) по вопросам экспертизы ценности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


415

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

416

Акты возврата архивных документов собственникам

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

417

Приемо-сдаточные накладные сдачи дел на утилизацию

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

7.3. Прием архивных документов

418

Планы-графики приема документов на хранение

-

3 г.


419

Акты приема-передачи архивных документов, справки к ним:



(1) В деле фонда (2) После выбытия документов из архивов

а) на постоянное хранение

Пост.

Пост. (1)

б) на временное хранение

5 л.

5 л. (2)

420

Акты обнаружения дефектов (физического, санитарно-гигиенического, технического состояния) при передаче принимаемых документов и страховых копий на особо ценные документы

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

421

Документы (анкеты, планы, переписка и др.) по организации проведения инициативного документирования

-

Пост.


422

Комплект и сопроводительные документы (монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов) к аудио-визуальным документам

-

Пост.


423

Документы (перечни, сдаточные описи) о приеме в архивы документов в неупорядоченном состоянии

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После упорядочения документов

424

Переписка о приеме и продлении сроков хранения архивных документов в организациях - источниках комплектования

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


425

Договоры о приеме-передаче документов в архив от организаций - источников комплектования

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

426

Договоры дарения, купли-продажи архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

427

Оценочные описи на документы личного происхождения, принимаемые в архивы

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

428

Экспертные заключения на документы личного происхождения

Пост.

Пост.


429

Договоры между ликвидационными комиссиями (ликвидаторами), конкурсными управляющими и архивами о передаче документов

-

Пост.


430

Решения, определения суда о приеме документов в архивы

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) В деле фонда

431

Документы (справки, информации, переписка) по выявлению и возвращению зарубежной архивной Россики

Пост.

Пост.


432

Договоры об обмене копиями архивных документов с зарубежными юридическими или физическими лицами

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

433

Акты приема-передачи архивных документов (их копий) от зарубежных юридических и физических лиц

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

434

Описи дел, документов (их копий), поступивших из-за рубежа

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

7.4. Взаимодействие с организациями - источниками комплектования и другими организациями

435

Паспорта организаций - источников комплектования архивов

-

Пост.


436

Сведения (сводные сведения) о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов

Пост.

Пост.


437

Документы (доклады, аналитические справки, информации, таблицы) о состоянии ведомственного хранения документов по итогам паспортизации

Пост.

Пост.


438

Документы (справки, информации, переписка) обследования состояния хранения документов в организациях - источниках комплектования

-

5 л. ЭПК


439

Документы (планы, справки, графики, информации, переписка) по вопросам обеспечения сохранности архивных документов ликвидированных федеральных органов исполнительной власти и организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


440

Индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов

-

Пост.


441

Договоры об упорядочении документов в организациях; документы (расчеты, наряды, акты, переписка) к ним

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

442

Документы (анкеты, сводные таблицы, справки, переписка) по мониторингу состояния делопроизводства и организации хранения документов

Пост.

-


443

Проекты нормативных и методических документов федеральных органов государственной власти, организаций, регламентирующих деятельность архивных, делопроизводственных, экспертных служб

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


444

Документы (проекты договоров, справки, заключения, переписка) по вопросам сроков и условий депозитарного хранения документов АФ РФ в федеральных органах исполнительной власти и организациях

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


445

Договоры, соглашения о депозитарном хранении документов

Пост.

Пост.


446

Переписка с организациями по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


447

Договоры, соглашения о сотрудничестве с организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

-

Пост.


448

Договоры, соглашения по вопросам архивного дела и делопроизводства:



(1) После истечения срока действия договора, соглашения

а) об оказании методической и консультационной помощи организациям

-

5 л. (1)

б) по подготовке нормативных и методических документов

-

Пост.

в) по ведению учета документов АФ РФ, находящихся на временном хранении

-

5 л. (1) ЭПК

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Доступ к архивным документам

449

Документы (предложения, планы, отчеты, справки, переписка) по рассекречиванию архивных документов

Пост.

Пост.


450

Решения МВК по защите государственной тайны

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

451

Договоры архивов с пользователями об условиях использования копий архивных документов, архивной информации

-

Пост.


452

Договоры архивов с собственниками или владельцами архивных документов об условиях использования архивных документов, передаваемых в архив

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

453

Документы (планы, списки) по организации проведения работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих грифы секретности

Пост.

Пост.


454

Информации, направленные руководителям государственных органов и организаций, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, о наличии в архиве документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах

Пост.

Пост.


455

Документы (доверенности, переписка) по официальному делегированию руководителями соответствующих государственных органов или организаций полномочий по проведению рассекречивания архивных документов

Пост.

Пост.


456

Акты о рассекречивании архивных документов

Пост.

Пост. (1)

(1) В деле фонда

457

Запросы пользователей о возможности доступа к архивным документам, находящимся на особом хранении

Пост.

Пост.


458

Запросы государственных архивов в соответствующие государственные органы, организации, полномочные рассматривать вопрос о рассекречивании архивных документов

-

Пост.


459

Заявления о допуске к ознакомлению с документами

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


460

Переписка о порядке и режиме работы пользователей в архиве

1 г.

1 г.


8.2. Информационное обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан на основе документов АФ РФ и других архивных документов (формы использования: исполнение запросов российских и иностранных граждан; читальный зал; документальные экспозиции; инициативное информирование; подготовка документальных публикаций, справочников)

461

Календари, перечни фактов, событий

-

Пост.


462

Документы (планы, справки, сведения и др.) по организации использования архивных документов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


463

Договоры с организациями и гражданами об оказании информационных услуг, копировании архивных документов

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

464

Документы (проекты договоров, договоры, справки, переписка) о заключении и реализации федеральными архивами договоров и соглашений долговременного характера с российскими и зарубежными партнерами в области использования и публикации документов, создания справочно-поисковых средств

Пост.

Пост.



Запросы




465

Запросы государственных органов, органов местного самоуправления

Пост.

Пост.


466

Запросы (тематические, генеалогические, социально-правового характера и др.); документы (архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры) по их исполнению

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


(в ред. Приказа Росархива от 15.11.2017 N 175)

467

Книги, журналы регистрации запросов (отдельно по каждому виду запроса)

10 л.

10 л.


468

Книги, журналы учета приема граждан по вопросам использования архивных документов

3 г.

3 г.


469

Разрешения на продление сроков исполнения запросов

3 г.

3 г.


470

Уведомления на продление сроков исполнения запросов

3 г.

3 г.


471

Книги учета апостиля

-

Пост.


472

Документы (доверенности, расписки, квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля) о получении архивных справок, архивных выписок, архивных копий

5 л. (1) ЭПК

5 л. (1) ЭПК

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

473

Невостребованные документы по запросам

3 г. (1)

3 г. (1)

(1) После обращения

474

Документы (заявления на получение подлинников, сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов; разрешения на получение подлинников) о возвращении подлинников архивных документов

Пост.

Пост.


475

Заказы пользователей на изготовление копий архивных документов

-

1 г. (1)

(1) После исполнения заказа

476

Книги, журналы, карточки регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

-

10 л.


477

Тематические перечни, составленные по документам архивов в процессе их использования

-

Пост.



Читальный зал




478

Переписка об организации работы пользователей в читальных залах федеральных архивов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


479

Личные дела (заявления, отношения, анкеты, требования на выдачу дел, листы выдачи копий и др.) пользователей архивными документами через читальные залы

-

25 л. ЭПК


480

Личные карточки пользователей

-

Пост.


481

Книги регистрации личных дел пользователей

-

Пост.


482

Книги учета пользователей, работающих в читальных залах архивов

-

Пост.


483

Книги учета посещений пользователями читальных залов архивов

-

5 л. (1)

(1) После замены новой

484

Журналы учета обращений к каталогам архивов

-

5 л. (1)

(1) После заведения нового

485

Журналы регистрации пользователей, занимающихся в рабочей комнате при архивохранилище

-

5 л. (1)

(1) После заведения нового

486

Книги, журналы учета выдачи и возврата архивных документов в читальных залах

-

3 г. (1)

(1) После возвращения последнего документа

487

Карточки тематики исследований, проводимых в читальных залах архивов

-

Пост.


488

Акты нарушений правил работы пользователей в читальных залах архивов

-

Пост.



Документальные экспозиции




489

Переписка о проведении выставок архивных документов (в т.ч. совместных), презентаций разработок организаций

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


490

Договоры о проведении выставок архивных документов, участии в выставках, презентациях разработок организаций

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора и возвращения документов

491

Документы (тематические планы (концепции), схемы, описания, тематико-экспозиционные планы, аннотированные перечни отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах, копии архивных документов, предметы, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников) по составу и размещению архивных документов, предметов на выставках (1)

-

Пост.

(1) Включая разработки организаций

492

Документы (инструкции, справки, акты, переписка) по обеспечению сохранности экспонатов на выставках

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


493

Документы (тексты записей выступлений, бесед, лекций, информации, справки, переписка) мероприятий, проводимых на выставках архивных документов

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) На выставках, презентациях разработок организаций - 5 л. ЭПК

494

Документы (программы, акты приема, рекламно-информационная продукция, пресс-релизы, материалы СМИ, фотографии) по выставочным проектам архивов, института

-

Пост.


495

Договоры с организациями на экскурсионное обслуживание

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

496

Журналы учета проведения экскурсий по выставкам

-

3 г.


497

Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


498

Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках, презентациях

Пост.

Пост.


499

Книги отзывов

-

Пост.


500

Документы (планы, отчеты, переписка) о выставочной деятельности архивов, института

Пост.

Пост.


501

Документы (заявки, переписка) по проведению экскурсий в архивах

-

3 г.



Инициативное информирование




502

Документы (обзоры, справки, переписка) о работе по инициативному информированию государственных органов Российской Федерации

-

5 л. ЭПК


503

Документы (инициативные информации, тематические перечни, обзоры и др.) об архивных документах, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, организации и гражданам

-

Пост.


504

Документы (планы, справки, сведения, отзывы, анкеты и др.) по мониторингу эффективности использования архивных документов организациями

-

Пост.



Подготовка документальных публикаций, справочников и др. изданий




505

Переписка с научными, учебными и другими учреждениями и организациями по вопросам публикационной деятельности

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК


506

Планы (программы) подготовки публикаций архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу; документы (расчеты, обоснования, справки, переписка) к ним:




а) отраслевые

Пост.

5 л. ЭПК

б) архивов, института

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК

507

Планы выявления документов в архивах для публикации

-

5 л.


508

Карточки документов, выявленных для публикаций

-

До минования надобности


509

Документы (положения, протоколы, решения, планы-проспекты, заключения, отзывы) редакционных коллегий (советов, групп)

Пост.

Пост


510

Копии документов, не включенных в документальные публикации, сборники

-

10 л. ЭПК


511

Рукописи публикаций архивных документов и других изданий по делопроизводству и архивному делу:




а) опубликованные

-

5 л. ЭПК

б) неопубликованные

-

Пост.

512

Публикации архивных документов (серии, сборники, альбомы, буклеты, плакаты, публикации в средствах массовой информации; публикации на пленочных носителях: микрофильмы, микрофиши; электронные: гипертексты, мультимедиа) (1)

-

Пост.

(1) Включая издания по делопроизводству и архивному делу: нормативные, методические, научно-справочные, информационные, учебные

513

Договоры на подготовку к публикации архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

514

Переписка с научными фондами о предоставлении грантов на издательские проекты архивов

-

Пост.


515

Сведения об изданных публикациях архивных документов, изданиях по делопроизводству и архивному делу

-

До минования надобности


516

Списки публикаций архивных документов, изданий по делопроизводству и архивному делу

Пост.

Пост.


517

Документы (обзоры, справки, информации, отзывы, рецензии и др.) по изучению и обобщению опыта научно-издательской работы

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


8.3. Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат к архивным документам)

518

Журналы, карточки по учету состояния НСА архивов

-

5 л. (1)

(1) После последней записи

519

Рубрикаторы к НСА архивов

-

Пост.


520

Исторические и тематические справки, аннотации к архивным фондам

-

Пост. (1)

(1) В деле фонда

521

Схемы построения архивных справочников

Пост.

Пост.


522

Списки опубликованных справочников по фондам

Пост.

Пост.


523

Обязательные архивные справочники (путеводители, карточки каталогов, справочники по фондам архивов и др.)

Пост.

Пост.


524

Дополнительные архивные справочники (указатели, обзоры)

Пост.

Пост.


525

Списки фондов, прошедших каталогизацию

-

Пост.


9. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ (НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ) РАБОТА

9.1. Организация НИР

526

Планы НИР:




а) отраслевые

Пост.

Пост.

б) института, архивов

Пост.

Пост.

в) отделов института

-

Пост.

527

Проекты планов НИР

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


528

Документы (заявки, расчеты, справки, заключения, переписка) по разработке планов НИР

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


529

Документы (рефераты, аннотации, переписка) по учету и регистрации выполняемых НИР и результатов НИР

Пост.

Пост.


530

Переписка по вопросам НИР

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


531

Отчеты о НИР (этапные, заключительные)

Пост.

Пост.


532

Отчеты о выполнении планов НИР:




а) института, архивов

Пост.

Пост.

б) отделов института

-

Пост.

533

Отчеты о трудозатратах на НИР

-

5 л. ЭПК


534

Документы (отчеты, акты, заключения, протоколы, переписка) о выполнении НИР по федеральным целевым программам

Пост.

Пост.


535

Отчеты по прерванным НИР

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


536

Акты о приеме результатов НИР

Пост.

Пост.


537

Документы (протоколы, заключения, докладные записки, справки, отчеты, акты, задания, программы, методики, технические условия, рекомендации) по внедрению результатов НИР

-

Пост.


538

Договоры на внедрение результатов НИР

-

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

539

Переписка по вопросам внедрения результатов НИР

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


540

Договоры на проведение внеплановых НИР

-

Пост.


541

Документы (технические задания, расчеты, планы-графики, акты, переписка) о выполнении договоров по внеплановым НИР

-

Пост.


542

Договоры о сотрудничестве по НИР с научными, учебными и другими организациями

Пост.

Пост.


543

Документы (перечни, характеристики, представления) на соискание государственных премий в области НИР

Пост.

Пост.


544

Документы (документы, представляемые на конкурс, экспертные заключения, протоколы, решения) по проведению конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии

Пост.

Пост.


545

Переписка с редакциями журналов и других изданий о подготовке и публикации статей и сообщений по НИР

-

5 л. ЭПК


9.2. Проведение НИР

546

Протоколы заседаний Ученого совета, научных советов, научно-технических советов, научно-методических советов; документы (планы, тексты докладов, сообщений, справки, отчеты, переписка) к ним

Пост.

Пост.


547

Документы (программы, планы, приглашения, списки, тезисы докладов, переписка) по организации заседаний Ученого совета, научных советов, научно-технических советов, научно-методических советов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


548

Переписка по вопросам согласования состава Ученого совета, научных советов, научно-технических советов, научно-методических советов

5 л. ЭПК

5 л. ЭПК


549

Переписка с Высшей аттестационной комиссией о присвоении сотрудникам института ученых званий

-

5 л. ЭПК


550

Документы (обзоры, докладные записки, справки) по технико-экономическому обоснованию НИР

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


551

Документы (справки, информации, проекты разделов, отчеты соисполнителей) по темам НИР

-

10 л. ЭПК


552

Отзывы, заключения на результаты НИР

10 л. ЭПК

10 л. ЭПК


553

Результаты НИР (научные доклады, аналитические обзоры, научные труды, монографии, научные статьи, нормативные, нормативно-методические документы, справочники)

Пост.

Пост.


554

Перечни, списки выполненных НИР

Пост.

Пост.


555

Договоры с организациями на проведение консультаций по исследованиям в области делопроизводства и архивного дела

-

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора

556

Документы (заявки, отчеты, экспертные заключения, акты, переписка) об организации проведения консультационной работы по исследованиям в области делопроизводства и архивного дела

-

5 л. ЭПК


557

Журналы регистрации консультаций

-

5 л.


558

Планы работы методологического семинара

-

5 л.


559

Протоколы заседаний методологического семинара

-

Пост.


10. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

560

Документы (описания требований, технико-экономические обоснования, заключения, переписка и др.) по организации работ по проектированию и разработке автоматизиро-ванных систем

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

561

Документы (концепции, технические задания, рекомендации, указания, эскизные, технические, рабочие проекты, рабочая документация, исходные коды, заключения, переписка и др.) по проектированию и разработке автоматизиро-ванных систем

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

562

Документы (концепции, технические задания, эскизные, технические, рабочие проекты, схемы, акты, протоколы, отчеты, заключения, заявки, переписка и др.) по разработке локальных вычислительных сетей

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

563

Документы (схемы, акты, протоколы, отчеты, заключения, заявки, переписка и др.) по эксплуатации и модернизации локальных вычислительных сетей

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

564

Документы (акты, планы, планы-графики, протоколы испытаний и согласования, отчеты, заключения, переписка и др.) по приемке автоматизированных систем в опытную эксплуатацию

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

565

Документы (акты, планы, планы-графики, протоколы испытаний и согласования, отчеты, заключения, переписка и др.) по приемке автоматизированных систем в промышленную эксплуатацию

Пост. (1)

Пост. (1)

(1) При определении сроков хранения конкретных видов документов дополнительно используется Перечень НТД 2007 г.

566