Размер:
A A A
Цвет:
C C C C
Изображения Вкл Выкл.

Положение о проведении регионального конкурса на лучший архив организации

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом заседания научно-методического совета Уральского федерального округа

от 13 июня 2013 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о проведении регионального конкурса
на лучший архив организации

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок проведения регионального конкурса на лучший архив организации (далее – конкурс). Конкурс проводится Управлением архивами Свердловской области.

1.2. В конкурсе могут принять участие организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Уральского федерального округа (далее субъектов УрФО) и другие организации, зарегистрированные на территории субъектов УрФО (далее – участники конкурса), осуществляющие хранение архивных документов:

  1. до 50 тысяч единиц хранения;
  2. от 50 до 100 тысяч единиц хранения;
  3. свыше 100 тысяч единиц хранения.

В конкурсе не участвуют организации, осуществляющие деятельность в сфере архивного дела в качестве основной; организации, зарегистрированные на территории субъектов Российской Федерации, не входящих в УрФО, а также представительства и филиалы организаций.

1.3. Для проведения конкурса создаётся конкурсная комиссия соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела субъектов Российской Федерации в УрФО, которая оценивает архивы организаций по установленным критериям и подводит итоги конкурса (далее - конкурсная комиссия).

 

2. Цели проведения конкурса

 

2.1. Привлечение внимания организаций к проблемам комплектования,  сохранности, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2.2. Разработка и ��еализация мер по повышению качества хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве организации.

2.3. Изучение и распространение передового опыта и лучшей практики работы архивов организаций.

 

 

3. Порядок проведения конкурса и определение его победителей

 

3.1. Участники конкурса представляют на рассмотрение конкурсной комиссии информацию о состоянии и работе архива организации, согласованную с руководителем организации, не позднее крайней даты проведения конкурса.

3.1.2. Информация, представленная на конкурс, должна отражать:

 

- наличие у участника конкурса документов об организации делопроизводства и деятельности архива организации: положение об архиве, положение об экспертной комиссии; номенклатура дел; паспорт архива, историческая справка организации, описи дел постоянного хранения и по личному составу; акты о списании документов;

Хранение архивных документов:

- наличие и состояние архивохранилища, место его расположения (удалённость от объектов, опасных в пожарном отношении, столовых, складов, изолированность от других помещений) укрепленность дверей, наличие распашных оконных решёток;

 

- наличие металлических стеллажей (допускаются комбинированные или деревянные стеллажи, пропитанные огнезащитным составом), вспомогательного или специального оборудования (металлические шкафы, сейфы и т.д.);

 

- загруженность архива в процентном отношении (отношение количества занятых под документы стеллажных погонных метров к общему количеству имеющихся стеллажных погонных метров);

- соблюдение режимов: светового, температурно-влажного (наличие контрольно-измерительных приборов), санитарно-гигиенического;

- наличие и состояние охранно-пожарной сигнализации, средств пожаротушения, полугерметичной электрораспределительной и осветительной арматуры и т.д.;

- порядок размещения документов в архивохранилищах и топографирование;

Учет архивных документов:

- наличие основных учётных документов, качество и своевременность их заполнения;

- периодичность проведения проверки наличия дел, количество необнаруженных дел, розыск и снятие их с учёта;

Комплектование архива организации:

 

- соблюдение сроков приёма документов в архив (исключаются два делопроизводственных года – текущий и предыдущий), полнота состава и качество оформления принятых документов;

Использование архивных документов:

- наличие научно-справочного аппарата к архивным документам;

- количество исполненных запросов, в том числе с положительным результатом, соблюдение сроков исполнения;

- количество изготовленных архивных копий;

- количество дел, выданных в структурные подразделения организации и во временное пользование;

Техническое оснащение архива:

- наличие оргтехники (компьютера, принтера, сканера, ксерокса и т.д.).

Документы представляются в виде анкеты (прилагается) с сопроводительным письмом, а также допускается приложение аудиовизуальных (в общедоступных форматах) и других документов.

3.2. Конкурсная комиссия субъектов подводит итоги конкурса в 2 этапа:

1 этап – рассмотрение и отбор по номинациям представленных на конкурс информационных материалов, определение дальнейших участников конкурса  до 01 марта 2014 г.;

2 этап – ознакомление с работой отобранных участников конкурса на местах, определение победителя в номинации от субъекта УрФО  до 01 мая 2014 г.;

3.2.1. Награждение победителей производится на заседании научно-методического совета архивных учреждений УрФО.

 

4. Порядок определения победителей

 

4.1. Присуждение каждому участнику конкурса места производится по результатам расчёта итогового рейтинга. Участник конкурса, набравший наибольший итоговый рейтинг, становится победителем конкурса. Распределение последующих мест осуществляется в порядке убывания итогового рейтинга.

4.2. При равенстве баллов, набранных участниками конкурса, применяются дополнительные критерии, дающие преимущество участникам конкурса, имеющему (последовательно):

- лучшую организацию работы архива организации;

- лучшие условия хранения документов;

- лучшую организацию использования архивных документов.

4.3. По итогам ко��курса определяется победитель от субъекта УрФО, награждается дипломами научно-методического совета архивных учреждений УрФО.

 

5. Организационное, техническое и информационное обеспечение проведения конкурса

 

5.1. Организационное, техническое и информационное обеспечение конкурса осуществляется субъектами УрФО, Управлением архивами Свердловской области.

Обновлено: 27.05.2016 10:27